Software ERP siap pakai vs ERP custom: mana yang tepat untuk bisnis Anda?
Kalau Anda sedang mencari software ERP, kemungkinan besar yang Anda bandingkan adalah produk siap pakai. Untuk sebagian besar bisnis kecil dan menengah dengan proses yang cukup umum, software ERP siap pakai adalah pilihan pertama yang masuk akal. Anda bisa mulai lebih cepat, vendor yang merawat sistemnya, dan Anda tidak perlu membayar untuk membuat ulang fitur yang sudah ada. ERP custom baru masuk akal ketika cara kerja Anda menjadi bagian dari alasan pelanggan memilih Anda, dan memaksa proses itu masuk ke template justru lebih merugikan. Artikel ini membantu Anda mengenali posisi bisnis Anda. Satu catatan soal bias: kami membangun ERP custom, jadi kami sengaja menulis dengan jelas kapan Anda sebaiknya tidak memakai jasa seperti kami.
Ringkasan utama
- Mulailah dengan software ERP siap pakai jika proses inti Anda mirip dengan cara kerja kebanyakan bisnis di industri Anda.
- Pertimbangkan ERP custom jika alur kerja terpenting Anda tidak biasa dan memaksanya masuk template membuat tim bekerja tambal sulam setiap hari.
- Jalan tengah sering paling praktis: pakai sistem siap pakai untuk akuntansi, lalu bangun custom hanya untuk bagian yang tidak cocok.
Sebenarnya apa yang sedang Anda pilih
Software ERP siap pakai adalah satu produk yang dibuat untuk banyak perusahaan sekaligus. Anda berlangganan atau membeli lisensi, mengatur konfigurasinya, lalu menyesuaikan sebagian kebiasaan kerja dengan sistem. Saat mencari software ERP Indonesia, nama yang kemungkinan besar Anda temui antara lain produk lokal seperti Mekari Jurnal dan Accurate, serta platform internasional seperti Odoo dan SAP Business One. Cakupannya sangat beragam, jadi bandingkan masing-masing dengan proses Anda sendiri sebelum membandingkan daftar fitur. Software ERP custom adalah sistem yang dirancang mengikuti alur kerja Anda. Desain dan pembuatannya lebih lama, tetapi tampilan, aturan, dan laporannya mengikuti cara tim Anda bekerja, dan source code bisa menjadi milik Anda. Kalau Anda sedang menimbang Odoo secara khusus, kami membahasnya di artikel perbandingan terpisah.
Kapan software ERP siap pakai lebih tepat
Produk yang dikonfigurasi dengan baik sering menjadi jawaban yang tepat, bahkan untuk bisnis yang awalnya bertanya soal software custom. Biasanya produk siap pakai cocok jika sebagian besar pernyataan berikut menggambarkan bisnis Anda.
- Alur pembelian, stok, penjualan, dan penagihan Anda mirip dengan kebanyakan bisnis dagang atau jasa.
- Anda butuh sistem yang segera berjalan dan tidak bisa menyisihkan waktu untuk tahap desain.
- Anda tidak punya orang yang merawat software, dan tidak berencana merekrut untuk itu.
- Tim Anda bersedia mengubah sebagian kebiasaan agar sesuai dengan sistem.
Kapan ERP custom layak dipertimbangkan serius
Custom menjadi masuk akal ketika template terus menghambat pekerjaan yang penting. Sistem yang terasa asing di minggu-minggu pertama adalah soal pelatihan, dan software custom tidak akan menyelesaikannya. Tanda-tanda berikut yang perlu Anda perhatikan.
- Alur kerja terpenting Anda tidak punya padanan di modul standar, misalnya jadwal produksi, struktur harga, atau rantai approval yang khas bisnis Anda.
- Daftar kustomisasi yang Anda rencanakan sudah begitu panjang sehingga Anda tetap membayar biaya pengembangan, di luar biaya langganan.
- Tim masih memegang spreadsheet cadangan karena sistem tidak bisa mencatat apa yang sebenarnya terjadi di lapangan.
- Anda ingin kendali atas data, hosting, dan arah pengembangan software yang menopang operasional Anda.
Jalan tengah yang sering terlewat
Anda tidak harus memilih satu sisi untuk semua hal. Susunan yang umum adalah tetap memakai sistem siap pakai untuk pembukuan, lalu menambahkan modul custom hanya untuk alur kerja yang tidak cocok, misalnya produksi, operasional lapangan, atau portal reseller. Kedua sistem bertukar data lewat API atau ekspor terjadwal, jika produknya mendukung. Bagian custom tetap kecil, tim akuntansi tetap bekerja di software yang sudah mereka kenal, dan Anda bisa menguji apakah pengembangan custom layak mendapat anggaran lebih sebelum berkomitmen lebih jauh. Periksa pilihan integrasi sebuah produk sebelum tanda tangan, karena itulah yang menentukan apakah jalan ini tetap terbuka nanti.
Pertanyaan yang sering terlewat saat demo
Demo menunjukkan apa yang bisa dilakukan software. Pertanyaan di bawah ini memberi gambaran seperti apa memakainya sehari-hari, dan berlaku untuk kedua pilihan.
- Bisakah kami mengekspor seluruh data dalam format yang bisa dipakai, kapan saja, tanpa harus minta izin?
- Siapa pemilik kustomisasi atau source code, dan apa yang terjadi padanya jika kerja sama berhenti?
- Bagaimana aturan perubahan harga, penambahan user, dan perpanjangan kontrak?
- Di mana data kami disimpan, dan bagaimana vendor membantu kami memenuhi kewajiban dalam UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP)?
- Siapa yang menangani masalah setelah go-live, dan seberapa cepat mereka berkomitmen merespons?
Tes sederhana sebelum menghubungi vendor mana pun
Tuliskan lima alur kerja yang paling sering dijalankan tim Anda, misalnya penerimaan barang, pemrosesan sales order, atau tutup buku bulanan. Untuk setiap alur, tandai deskripsi yang paling sesuai.
Kalau hampir semuanya masuk dua kelompok pertama, buat shortlist produk siap pakai dan curahkan tenaga untuk memilih partner implementasi yang baik. Kalau alur yang khas justru yang menghasilkan uang, pertimbangkan ERP custom atau hybrid khusus untuk alur tersebut. Apa pun hasilnya, Anda datang ke pertemuan dengan vendor membawa deskripsi tertulis tentang cara kerja Anda, sehingga setiap penawaran lebih mudah dibandingkan.
- Standar: software ERP siap pakai bisa menanganinya apa adanya.
- Standar dengan sedikit penyesuaian: bisa ditangani setelah konfigurasi atau sedikit perubahan kebiasaan.
- Khas: tidak ada template yang bisa menanganinya tanpa kustomisasi berat, dan cara kerja Anda itu penting bagi pelanggan atau margin.